martes, 30 de marzo de 2010

MANUAL PARA SOPORTES CONTABLES.

LOS SOPORTES DE CONTABILIDAD SON LOS DOCUMENTOS QUE SIRVEN DE BASE PARA REGISTRAR LAS OPERACIONES COMERCIALES DE UNA EMPRESA. ESTOS DEBEN ADHERIRSE A LOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD RESPECTIVOS O DEJAR CONSTANCIA EN ESTOS DE TAL CIRCUNSTANCIA. SE ARCHIVAN EN ORDEN CRONOLOGICO; DE TAL MANERA QUE SEA POSIBLE SU VERIFICACION.

LOS SOPORTES SON DE ORDEN INTERNO Y EXTERNO.

*SOPORTES INTERNOS: SON LOS QUE SIRVEN PARA REGISTRAR OPERACIONES QUE NO AFECTAN A TERCEROS. ENTRE ESTOS ENCONTRAMOS: NOTA DE CONTABILIDAD Y COMPROBANTE DE CONTABILIDAD.

-NOTA DE CONTABILIDAD
:ES EL DOCUMENTO QUE SE PREPARA CON EL FIN DE REGISTRAR LAS OPERACIONES QUE TIENEN UN SOPORTE ESPECIFICO, COMO ES EL CASO DE ASIENTOS DE CORRECCION, DEPRECIACIONES, AMORTIZACIONES, AJUSTES Y CIERRE, ADEMAS DE LAS COMPRAS AL REGIMEN SIMPLIFICADO.


-COMPROBANTE DE CONTABILIDAD: ES UN DOCUMENTO QUE DEBE ELABORARSE PREVIAMENTE AL REGISTRO DE CUALQUIER OPERACION Y EN EL CUAL SE INDICARA EL NUMERO, FECHA,ORIGEN,DESCRIPCION Y CUANTIA DE LA OPERACION, ASI COMO LAS CUENTAS AFECTADAS CON EL ASIENTO.


*SOPORTES DE CONTABILIDAD EXTERNOS:
SON LOS DOCUMENTOS QUE SE PRODUCEN AL REALIZAR OPERACIONES CON TERCEROS, ENTRE ESTOS ENCONTRAMOS: RECIBO DE CAJA, COMPROBANTE DE CONSIGNACION BANCARIA, COMPROBANTE DE DEPOSITO Y DE RETIRO DE CUENTAS DE AHORROS,FACTURAS,COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE CREDITO, COMPROBANTE DE PAGO , NOTA DEBITO, NOTA CREDITO, RECIBO DE CAJA MENOR, PAGARE Y LETRA DECAMBIO, ENTRE OTROS.


-RECIBO DE CAJA O COMPROBANTE DE INGRESO: ES UN SOPORTE DE CONTABILIDAD EN EL QUE CONSTAN LOS INGRESOS EN EFECTIVO, CHEQUES Y OTRAS FORMAS DE RECAUDO.EL ORIGINAL SE ENTREGA AL CLIENTE Y LAS COPIAS GENERALMENTE SE ARCHIVAN ASI: UNA PARA EL ARCHIVO CONSECUTIVO Y OTRA PARA ANEXAR AL COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD.


-RECIBO DE CONSIGNACION BANCARIA: ES UN COMPROBANTE QUE ELABORAN LOS BANCOS Y SUMINISTRAN A SUS CUENTAHBIENTES, PARA QUE O DILENCIEN AL CONSIGNAR. EL ORIGINAL QUEDA EN EL BANCO, Y UNA COPIA CON EL SELLO DEL CAJERO RECIBIDOR O EL TIMBRE DE LA MAQUINA REGISTRADORA SIRVE DE SOPORTE PARA LA CONTABILIDAD DE LA EMPRESA QUE CONSIGNA.

-COMPROBANTE DE DEPOSITO Y RETIRO DE CUENTA DE AHORROS:LAS ENTIADDE FINANCIERAS SUMINISTRAN A SUS CLIENTES DE CUENTA DE AHORROS, ADEMAS DE LA TARJETA DEBITO, LIBRETAS PARA QUE SEAN DILINGENCIADAS AL DEPOSITAR O RETIRAR DINERO DE SU CUENTA DE AHORROS. ESTE SOPORTE TIENE DOS OPCIONES PARA ELEGIR SOLO UNA: DEPOSITO EN EFECTIVO O CHEQUE DE BANCOS LOCALES Y RETIRO EN EFECTIVO O EN CHEQUE , DE ACUERDO CON LA CUANTIA Y EXIGENCIA DEL CLIENTE.
-FACTURA DE VENTA : ES EL DOCUMENTO QUE EXPIDE QUIEN VENDE BIENES O PRESTA SERVICIOS. LA FACTURA ES EL SOPORTE ESENCIAL PARA LA CONTABILIDAD DEL EMPRESARIO LA DEBEN EXPEDIR LOS COMERCIANTES, LOS PROFESIONALES, LIBERALES Y QUIENES ESTEN OBLIGADOS.



-COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE CREDITO: ES UN MEDIO DE PAGO QUE SE ADQUIERE MEDIANTE UN CONTRATO DE APERTURA Y UTILIZACION DE LA TARJETA DE CREDITO , SUSCRITO ENTRE UNA ENTIDAD FINANCIERA Y UNA PERSONA NATUARL O JURIDICA DENOMINADA TARJETAHABIENTE, PAR A UTILIZARLA EN LOS ESTABLECIMIENTOS DE COMERCO AFILIADOS AL SISTEMA. EL ATRJETAHABIENTE SE COMPROMETE A UTILIZAR ESTE DOCUMENTO DE FORMA PERSONAL E INTRANSFERIBLE Y A PAGAR PERIODICAMENTE A LA ENTIADD FINANCIERA LOS VALORES CORRESPONDIENTES A LO BIENES O SERVICIOS COMPRADOS A TRAVES DE ESTE MEDIO.


-CHEQUE:ES UN TITULO VALOR POR MEDIO DEL CUAL UNA PERSONA LLAMADA GIRADOR (QUIEN POSEE UNA CUENTA CORRIENTE BANCARIA )ORDENA A U BANCO , LLAMADO GIARDO, QUE PAGUE UNA DETERMINADA SUMA DEDINERO A LA ORDEN DE UN TERCERO LLAMADO BENEFICIARIO.
-COMPROBANTE DE EGRESO O COMPROBANTE DE PAGO: LLAMADO TAMBIEN ORDEN DE PAGO, ES UN SOPORTE DE CONTABILIDAD QUE RESPALDA EL PAGO DE DETERMINADA CANTIDAD DE DINERO POR MEDIO DE UN CHEQUE O EFECTIVO. -LETRA DE CAMBIO:ESTE DOCUMENTO NEGOCIABLEO TITILO VALOR ES UNA ORDEN INCONDICIONAL DE PAGO QUE DA UNA PERSONA LLAMDA GIRADOR A OTRA LLAMADA GIRADO, PARA QUE PAGUE A LA ORDEN O AL PORTADOR CIERTA SUMA DEDINERO A LA VISTA O EN UNA FECHA DETERMINADA.





-PAGARE:ESTE TITULO VAOR ES UNA PROMESA INCONDICIONAL DE PAGAR CIERTA CANTIDAD DE DINERO EN UNA FECHA DETERMINADA . GENERALMENTE , ESTE DOCUMENTO SE UTILIZA PARA RSPALDAR LOS PRESTAMOS BANCARIOS.

-NOTA DEBITO:
ES UN COMPROBANTE QUE EMITEN LAS EMPRESAS , PARA CARGAR A LA CUENTA DE LOS CLIENTES VALORES COMO INTERESES POR FINNCIACION , POR SOBREGIROS, EL GRAVAMEN A MOVIMIENTOS FINANCIEROS (GMF), VENTA DE CHEQUERAS ,COMISIONES Y OTROS COBROS POR CONCEPTO S ADICIONALES A LAS VENTAS Y SERVICIOS PRESTADOS DE OPERACIONES MANEJADAS POR ESTAS ENTIDADES.




-NOTA CREDITO: CUANDO LA EMPRESA CONCEDE DESCUENTOS Y REBAJAS QUE NO ESTAN LIQUIDADOS EN LA FACTURA ,O CUANDO LOS CLIENTES HACEN DEVOLUCIONES TOTALES O PARCIALES DE LAS MERCANCIAS PARA SU CONTABILIZACION, SE UTILIZA UN SOPORTE QUE SE DENOMINA NOTA CREDITO. ESTE COMPROBANTE GENERALMENTE SE PREPARA EN ORIGINAL Y DOS COPIAS: EL ORIGINAL PARA EL CLIENTE ,UNA COPIA PARA EL ARCHIVO CONSECUTIVO Y OTRA COPIA PARA REGISTRAR Y ANEXAR AL COMPROBANTE DE CONTABILIDAD.


-RECIBO DE CAJA MENOR Y REEMBOLSO DE CAJA MENOR: ES UN SOORTE DE LOS GASTOS PAGADOS EN EFECTIVO, POR CUANTIAS MINIMAS QUE NO REQUIEREN EL GIRO DE UN CHEQUE. PARA ELLO, SE STABLECE UN FONDO DENOMINADO CAJA MENOR, CUYO MONTO SE FIJA DE ACUERDO A LAS NECESIDADES DE LA EMPRESA.

INGRESOS Y GASTOS; INGRESOS DIFERIDOS Y GASTOS DIFERIDOS.


*INGRESOS O RENTAS: SON LOS VALORES QUE RECIBE LA EMPRESA CUANDO REALIZA UNA VENTA O PRESTA UN SERVICIO CON EL FIN DE OBTENER UNA GANANCIA.

-MOVIMIENTO: ESTAS CUENTAS EMPIEZAN Y AUMENTAN EN EL HABER;NORMALMENTE NO SE DEBITAN, SINO AL FINAL DEL EJERCICIO PARA CANCELAR SU SALDO.

-EJEMPLO:
SE RECIBEN $250.000 MENSUALES POR CONCEPTO DE ARRENDAMIENTO DE UN LOCAL POR LOS MESES DE ENERO, FEBRERO Y MARZO. ESTOS VALORES SE REGISTRAN EN EL HABER POR QUE REPRESENTAN UN INGRESO.

NOMBRE DE LA CUENTA: INGRESOS VARIOS (ARRENDAMIENTOS)

DEBE:
HABER:
250.000 enero
250.000 febrero
250.000 marzo

750.000
AL SUMAR LOS INGRESOS, REGISTRADOS EN LA COLUMNA DEL HABER, SE OBTIENE EL SALDO CREDITO POR LA SUMA DE $750.000.

*GASTOS: UNA EMPRESA DEBE EFECTUAR PAGOS POR LOS SERVICIOS Y ELEMENTOS NECESARIOS PARA SU BUEN FUNCIONAMIENTO; ESTO CONSTITUYE UN GASTO O UNA PERDIDA PORQUE ESOS VALORES NO SON RECUPERABLES. EL PAGO DE SUELDOS,ARRENDAMIENTOS, SERVICIOS PUBLICOS Y OTROS.

-MOVIMIENTO:ESTAS CUENTAS EMPIEZAN Y AUMENTAN EN EL DEBE; DISMINUYEN Y SE CANCELAN EN EL HABER.SU SALDO ES DEBITO.

-EJEMPLO: SE PAGAN SERVICIOS PUBLICOS DEL MES DE MAYO, ASI: ENERGIA $750.000,AGUA $30000Y TELEFONO $65.000; ESTOS VALORES SE REGISTRAN AL DEBE PORQUE REPRESENTAN AUMENTO DE GASTOS PARA LA EMPRESA .

NOMBRE DE LA CUENTA: GASTOS SERVICIOS PUBLICOS

DEBE: HABER:
75.000
30000
65.000

170.000
AL SUMAR LOS INGRESOS, REGISTRADOS EN LA COLUMNA DEL DEBE,SE OBTIENE EL SALDO DEBITO POR LA SUMA DE $170.000

*INGRESOS DIFERIDOS:EN ESTAS CUENTAS SE REGISTRAN LOS INGRESOS RECIBIDOS CON ANTERIORIDAD AL CUMPLIMIENTO TOTAL DE LAS TRANSACCIONES QUE LES DAN ORIGEN, DIFIRIENDOSE PARA DETERMINAR CORRECTAMENTE LOS RESULTADOS CORRESPONDIENTES AL PERIODO ACTUAL Y AL FUTURO.
INCLUYEN ENTRE OTROS,CONCEPTOS TALES COMO:COBROS ADELANTADOS DE INTERESES Y DE ALQUILERES POR ARRENDAMIENTO DE ACTIVOS FIJOS,PRIMAS POR BONOS ADQUIRIDOS Y UTILIDADES DIFERIDAS POR VENTAS A PLAZOS.

-SE DEBITA:
1.EN LAS FECHAS EN LAS QUE CORRESPONDE SU EJECUCION, GENERALMENTE CONTRA INGRESOS FINANCIEROS.


-SE ACREDITA:
2.POR LOS INGRESOS RECIBIDOS ANTICIPADAMENTE.


-EJEMPLO: LA EMPRESA RECIBE $90.000 POR CONCEPTO DE INTERES ANTICIPADOS.

  • POR QUE CONCEPTO SE RECIBE ANTICIPADAMENTE?: POR INTERESES = 2705 INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO
  • COMO SE RECIBE?: EN EFECTIVO= 1105 CAJA
CAJA : CUENTA DE ACTIVO; AUMENTA = DEBITO

INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO; PASIVO; AUMENTA = CREDITO

*GASTOS DIFERIDOS:SON LOS ACTIVOS INTANGIBLES REPRESENTADOS POR BIENES O DERECHOS QUE PERMITAN REDUCIR COSTOS DE OPERACION, O MEJORAR LA CALIDAD O ACEPTACION DE UN PRODUCTO, POR UN PERIODO LIMITADO,INFERIOR A LA DURACION D LA ACTIVIDAD DE LA PERSONA MORAL.
TAMBIEN SE CONSIDERAN GASTOS DIFERIDOS LOS ACTIVOS INTANGIBLES QUE PERMITAN LA EXPLOTACION DE BIENES DE DOMONIO PUBLICO O LA PRESTACION DE UN SERVICIO PUBLICO CONCESIONADO.


-EJEMPLO: LA EMPRESA GIRA UN CHEQUE POR VALOR DE $300.000 CORRESPONDIENTE A TRES MESES DE ARRENDAMIENTO ANTICIPADO.

  • CUAL ES EL CONCEPTO DEL PAGO?: ARRRENDAMIENTO PAGO ANTICIPADAMENTE POR TRES MESES=1705GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

  • COMO SE PAGA?: CON CHEQUE =1110 BANCOS

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO: CUENTA DE ACTIVO; AUMENTA= DEBITO BANCOS: CUENTA DE ACTIVO; DISMINUYE= CREDITO



miércoles, 10 de marzo de 2010

CLASIFICACION Y DEFINICION DE LAS CUENTAS REALES Y NOMINALES.


CUENTAS REALES O DE BALANCE: estas cuentas representan valores tangibles como las propiedades y las deudas, forman parte del balance de una empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden ser de activo, pasivo o patrimonio:

ACTIVO: representa todos los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa. Se entiende por bienes, entre otros, el dinero en caja o en bancos, las mercancías, los muebles y los vehículos; por derechos, las cuentas por cobrar y los créditos a su favor.

CARACTERISTICAS: el activo se caracteriza por:

Estar en capacidad de generar beneficios o servicios.

Estar bajo el control de la empresa.

Generar un derecho de reclamación.

MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ACTIVO: estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el deber, disminuyen y se cancelan en el haber, por lo general su saldo es debito.

-conforman el grupo de cuentasde activo:caja, bancos,cuentas por cobro,edificios,terrenos,entre otras(que se encuentran en el plan unico de cuentas)

PASIVO: representa todas las obligaciones contraídas por la empresa para su cancelación en el futuro. Son las deudas que debe pagar la empresa por cualquier concepto.

CARACTERISTICAS: el pasivo se caracteriza porque:

La obligación tiene que haberse censado

Existe una deuda con un beneficio cierto

MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE PASIVO: estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el haber; disminuyen y se cancelan en el debe, por lo general su saldo es crédito.

-Al grupo de cuentas de pasivo pertenecen: obligaciones bancarias, prestaciones sociales por pagar, hipotecas por pagar, entre otras (encontradas en el plan único de cuentas).

PATRIMONIO: es el valor resultante de la diferencia entre el activo y el pasivo. Representa los aportes del dueño o de los dueños para constituir la empresa, y además incluye las utilidades y reservas. Este grupo constituye un pasivo a favor de los dueños de la empresa, por lo cual se maneja de igual forma que las cuentas de activo.

CARACTERISTICAS: el patrimonio se caracteriza porque:

Está constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueños de la empresa

Se incrementa con la utilidades y disminuye con las pérdidas del ejercicio contable

MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE PATRIMONIO: su movimiento es igual al de las cuentas de pasivo, es decir, aumentan su movimiento en el haber y disminuyen y se cancelan en el debe.

CUENTAS NOMINALES, DE RESULTADO O TRANSITORIAS: también llamadas de resultado porque al final de un ejercicio contable dan a conocer utilidades, costos y gastos; y son transitorias porque se cancelan al cierre del periodo contable.

-Este grupo comprende las cuentas del estado de ganancias y pérdidas, de ingresos o rentas, los costos, egresos o gastos operacionales y los gastos financieros.

INGRESOS O RENTAS: son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una ganancia.

MOVIMIENTO DE LAS CUANTAS DE INGRESO O RENTA: estas cuentas empiezan y aumentan en el haber; normalmente no se debitan, sino al final del ejercicio para cancelas su saldo.



COSTOS: representa el valor de adquisición de los artículos destinados a la venta.

MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE COSTOS: Estas cuentas se empiezan y aumentan en el debe, disminuyen y se cancelan en el haber. Normalmente no se acreditan, su saldo es debito.


GASTOS: una empresa debe efectuar pagos por los servicios y elementos necesarios para su buen funcionamiento. Esto constituye un gasto o una perdida porque esos valores no son recuperables. Ejemplo: el pago de sueldos, arrendamientos, servicios públicos y otros.

MOVIMIENTOS DE LAS CUENTAS DE GASTOS: Estas cuentas empiezan y aumentan en el debe, disminuyen y se cancelan en el haber. Su saldo es debito.